Sàn Văn Phòng Là Gì Và Doanh Nghiệp Nên Thuê Diện Tích Bao Nhiêu Là Phù Hợp?

Trong hành trình mở rộng hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp, việc chọn sàn văn phòng đúng chuẩn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, năng suất làm việc và hình ảnh thương hiệu. Thay vì quyết định theo cảm tính, doanh nghiệp cần một khung tham chiếu rõ ràng để ước lượng diện tích theo quy mô đội ngũ, mô hình làm việc (hybrid/truyền thống) và nhu cầu phòng họp – kho – tiện ích nội bộ.

Vì vậy, hôm nay hãy cùng Serepok tìm hiểu về sàn văn phòng là gì, cách đọc đúng mặt bằng và tối ưu được ngân sách khi cho thuê sàn văn phòng, từ đó sẽ tìm ra được diện tích mà doanh nghiệp có thể sử dụng được mà vẫn sẵn sàng cho tăng trưởng.

Sàn Văn Phòng Là Gì? Thuật Ngữ Diện Tích Cần Biết

Trước khi chọn hoặc cho thuê sàn văn phòng, bạn cần hiểu rõ khái niệm sàn văn phòng và hệ thuật ngữ diện tích đi kèm để ước lượng đúng nhu cầu, tránh tính sai chi phí. Ở phần này sẽ đặt nền tảng chung – giúp bạn phân biệt các loại diện tích thường gặp, lý do chênh lệch giữa “diện tích niêm yết” và “diện tích sử dụng”, cũng như cách đọc mặt bằng để tối ưu ngân sách. Khi bạn đã nắm vững những khái niệm cốt lõi, việc so sánh các phương án cho thuê sàn văn phòng sẽ trở nên minh bạch và dễ quyết định hơn.

Khái niệm “sàn văn phòng” và phạm vi sử dụng

Sàn văn phòng là một tầng (hoặc phần tầng) trong tòa nhà được quy hoạch để làm việc, có thể thuê trọn sàn hoặc chia nhỏ theo nhu cầu. Phạm vi sử dụng của sàn văn phòng thường bao gồm khu làm việc mở, phòng bao gồm khu làm việc mở, phòng họp, phòng giám đốc, khu tiếp khách, pantry, phone booth, kho vật tư – máy in, phòng IT/server, khu lễ tân; còn hành lang, thang máy, WC chung thuộc phần diện tích dùng chung của tòa.

Tùy theo mô hình (truyền thống hay hybrid), sàn văn phòng có thể linh hoạt ngăn vách, bố trí chỗ ngồi theo mật độ, bổ sung cách âm – ánh sáng – công thái học để tối ưu năng suất và hình ảnh thương hiệu. Khi cho thuê sàn văn phòng, các điều khoản quan trọng thường đi kèm tiêu chuẩn bàn giao (trần – sàn – đèn – điều hòa – PCCC), diện tích tính tiền và diện tích sử dụng, quyền treo bảng tên, suất đậu xe và khung giờ vận hành – những yếu tố quyết định trải nghiệm hằng ngày và tổng chi phí thực tế.

Diện tích sử dụng và diện tích cho thuê

Khi bạn đánh giá một sàn văn phòng, bạn cần hiểu rõ hai khái niệm này: diện tích sử dụng là phần có thể đặt bàn ghế, phòng họp, pantry,…; còn diện tích cho thuê là phần tòa nhà dùng để tính chi phí, bao gồm diện tích sử dụng cộng thêm phần diện tích chung được phân bổ (hành lang, thang, nhà vệ sinh).

Con số chênh giữa hai con số tỷ lệ diện tích chung phân bổ, với tỷ lệ càng thấp thì sàn văn phòng càng “hiệu quả” vì khi đó bạn sẽ trả phí ít hơn cho khu vực chung hơn. Để có thể so sánh minh bạch khi cho thuê sàn văn phòng, bạn hãy dựa trên gợi ý này của Serepok và có thể yêu cầu: Cả hai số liệu nêu trên, mặt bằng layout bố trí chỗ ngồi ước lượng theo diện tích sử dụng và bản chi phí dự kiến tổng thể gồm giá thuê – phí dịch vụ – thuế – gửi xe,…

Lưu thêm rằng khi bạn so sánh hãy so sánh trong cùng điều kiện (cùng số chỗ, cùng nhu cầu phòng họp) để chọn phương án phù hợp ngân sách và kế hoạch vận hành.

Hệ số diện tích chung

Hệ số diện tích chung là phần diện tích khu vực chung của tòa nhà (hành lang, thang máy, nhà vệ sinh,…) được phân bổ vào diện tích tính tiện của một sàn văn phòng. Hệ số này càng thấp, bạn càng “hiệu quả” vì diện tích sử dụng thực tế gần với diện tích phải trả tiền.

Nhưng ngược lại, hệ số càng cao thì sẽ khiến chi phí đội lên và bố trí chỗ ngồi khó tối ưu. Khi xem cho thuê sàn văn phòng, bạn hãy yêu cầu tòa nhà cung cấp cả hai số liệu: diện tích sử dụng và diện tích tính tiền, kèm mặt bằng tầng để thấy vị trí lõi thang, côt, khu kỹ thuật ảnh hưởng ra sao.

Bạn có thể đi vào thời điểm giờ cao điểm để cảm nhận được độ rộng của hành lang, điểm nghẽn giao thông nội bộ, đồng thời so sánh thêm số chỗ, nhu cầu phòng họp giữa các tòa nhà. Có số liệu rõ ràng về hệ số diện tích chung giúp bạn dự trù ngân sách sát thực tế sẽ giúp bạn chọn được sàn văn phòng phù hợp cho thời điểm hiện tại lẫn mở rộng sau này.

Tình trạng bàn giao: thô, cơ bản, hoàn thiện

Khi bạn đi xem sàn văn phòng, hãy xác định rõ tình trạng bàn giao của tòa nhà. Bàn giao thô thường chỉ có tường, sàn bê tông, cửa, đầu chờ điện nước và PCCC, sẽ phù hợp với các đơn vị muốn tự thiết kế, nhưng thời gian thi công sẽ dài hơn. Các loại văn phòng này sẽ thường được gọi là văn phòng truyền thống nếu ở vị trí các tầng trên tòa và nếu nằm ở tầng 1 hoặc 2 thì sẽ được có thể sử dụng làm mặt bằng kinh doanh (tùy theo nhu cầu thuê của bạn).

Còn bàn giao cơ bản đã có sẵn trần, đèn, hệ điều hòa, sàn láng hoặc trải thảm, ổ cắm điện, mạng, hệ PCCC hoạt động. Bạn chỉ cần đưa vào các nội thất rời là có thể bắt đầu công việc.

Cuối cùng là bàn giao hoàn thiện có sẵn vách ngăn, thảm, đèn, ổ cắm, quầy tiếp tân nhỏ,… chỉ cần xách laptop là có thể bắt đầu công việc, mặc dù đơn giá cao hơn nhưng tiết kiệm được thời gian chuẩn bị.

Gợi ý nhỏ, khi thương lượng cho thuê sàn văn phòng, hãy yêu cầu thêm các danh mục bàn giao chi tiết (thiết bị, công suất điện, điều hòa, PCCC), thời gian miễn tiền thuê để thi công, ai chịu chi phí cải tạo – hoàn trả, quy trình xin phép và nghiệm thu. Mặc dù nhỏ, nhưng những điểm này sẽ quyết định trực tiếp tiến độ vào thuê và tổng chi phí thực tế của sàn văn phòng.

>>>Tìm hiểu thêm: Mặt Bằng Kinh Doanh Là Gì? Và Làm Sao Để Chọn Được Vị Trí Phù Hợp Nhất

Mô Hình Làm Việc Quyết Định Diện Tích

Khi bạn chọn sàn văn phòng và tính diện tích cần thuê, thì yếu tố then chốt không phải là “càng lớn càng tốt” mà sẽ dựa trên mô hình làm việc của bạn: làm truyền thống, hybrid hay remote-first sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới số chỗ ngồi, phòng họp, khu họp nhóm và diện tích phụ trợ cần thiết.

Trước khi so sánh giá trên thị trường cho thuê văn phòng, hãy xác định rõ tần suất nhân sự có mặt, nhu cầu phòng họp/phone booth, khu lưu trữ và không gian cộng tác – từ đó bạn sẽ chọn được diện tích vừa đủ, tránh lãng phí chi phí thuê và tăng cường trải nghiệm làm việc hàng ngày.

Onsite toàn phần, Hybrid, Hot Desking

Việc lựa chọn mô hình làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sàn văn phòng mà bạn cần thuê: nếu doanh nghiệp bạn onsite toàn phần, đội ngũ có mặt hàng ngày nên tính đủ chỗ ngồi cố định, phòng họp lớn và khu tiện ích nội bộ; ngược lại hybrid (một phần làm tại nhà) cho phép giảm số chỗ cố định, ưu tiên nhiều phòng họp nhỏ, khu collaboration và lưu trữ linh hoạt.

Còn hot desking sẽ tối ưu nhất khi nhân sự đến văn phòng luân phiên, vì khi đó bạn sẽ cần ít chỗ cố định hơn, số locker, phone booth và hệ thống đặt chỗ. Khi cho thuê sàn văn phòng, việc bạn định hình mô hình trước sẽ giúp bạn chọn diện tích phù hợp, bố trí mặt bằng hợp lý và tránh trả tiền cho diện tích không dùng đến.

Tỷ lệ chỗ ngồi, nhân sự và chỗ ngồi dự phòng

Khi bạn bố trí sàn văn phòng, thì bạn phải xác định được tỷ lệ chỗ ngồi so với số nhân sự dựa trên mô hình làm việc. Tham khảo thực tế: nếu onsite toàn phần thường cần gần 1 chỗ/người, với mô hình hybrid nhiều công ty chọn tỷ lệ thấp hơn (khoảng 60 – 80% chỗ so với tổng nhân sự) vì không phải nhân sự cũng ở văn phòng cùng lúc. Còn nếu hot desking thì suất chỗ thực tế còn thấp hơn nữa. Đây chỉ là gợi ý mà Serepok đưa ra cho bạn tham khảo vì mọi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý nhân sự khác nhau.

Gợi ý thêm, khi bạn thuê sàn văn phòng thì hãy giữ một suất chỗ dự phòng cho khách/đối tác khi có nhu cầu đột xuất (họp, onboarding, tuyển dụng thử), thường nên tính thêm một phần nhỏ chỗ dự phòng để tránh hết chỗ vào giờ cao điểm.

Vì vậy khi cho thuê sàn văn phòng, hãy bố trí locker cho người dùng hot desk, hệ thống đặt chỗ/booking phòng họp và cơ chế quản lý linh hoạt để tận dụng tối đa diện tích mà không làm giảm trải nghiệm làm việc. Cuối cùng, theo dõi sử dụng trong 2-3 tháng đầu để tinh chỉnh tỷ lệ chỗ ngồi trên sàn văn phòng cho phù hợp thực tế.

>>>Tìm hiểu thêm: Gợi Ý Top 10 Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Quận Phú Nhuận Đáng Chú Ý Năm 2025

Tiện Ích Tòa Nhà Ảnh Hưởng Diện Tích Thuê

Tiện ích tòa nhà sẽ quyết định rất nhiều tới diện tích bạn cần trên sàn văn phòng, một tòa nhà có đầy đủ thang máy, phòng họp chung, pantry, bãi gửi xe hay khu quầy lễ tân chuyên nghiệp. Sẽ giúp giảm được nhu cầu diện tích phụ trợ bên trong văn phòng và cũng ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định cho thuê sàn văn phòng.

Vì vậy hãy cùng tìm hiểu qua những tiện ích nào sẽ làm giảm trong nhu cầu sử dụng không gian nội bộ, để chọn được diện tích thuê hợp lý và đồng thời cũng phải tiết kiệm được chi phí vận hành.

Phòng họp dùng chung giúp giảm diện tích nội bộ

Việc sử dụng phòng họp chung trong tòa nhà giúp bạn thu gọn được sàn văn phòng cần thuê vì không phải dành nhiều diện tích cho phòng họp lớn bên trong. Thay vì chiếm vài chục mét vuông cho nhiều phòng họp, doanh nghiệp có thể bố trí thêm chỗ ngồi làm việc, khu collaboration hoặc locker, và dùng phòng họp theo giờ khi cần.

Khi cho thuê sàn văn phòng, hãy kiểm tra cơ chế đặt phòng (app hay quầy lễ tân), phí giờ/phút, gói credit hàng tháng, quy định quá giờ và thời gian dọn giữa các lịch để đảm bảo lịch họp không bị gián đoạn.

Một lưu ý nhỏ là sử dụng phòng họp chung sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu nhưng hãy tính đến mức độ sẵn có giao điểm, vì khi công ty họp lúc cùng nhau thì vẫn nên giữ một phòng nhỏ trong sàn để không bị phụ thuộc hoàn toàn vào các tiện ích ngoài.

Khu lounge/pantry chung & bãi xe giúp cân đối nhu cầu thật

Khi chọn sàn văn phòng, hãy tận dụng những tiện ích chung như lounge/pantry và bãi gửi xe để giảm diện tích phải bố trí bên trong. Một pantry chung đủ lớn giúp bạn không phải dành khu ăn uống riêng trên sàn, một khu vực lounge chung  cho các cuộc gặp quan trọng, các buổi break out meeting sẽ giảm nhu cầu thuê thêm phòng.

Mặt khác nếu tòa nhà không có bãi xe đủ hoặc bãi liên kết lại xa, thì lúc này bạn phải tình thêm diện tích cho khu tiếp khách ngắn hạn hoặc phải đặt quầy lễ tân/đón khách ở ngay trong sàn, đồng nghĩa với việc phải thuê diện tích rộng hơn.

Vì vậy khi bạn muốn thuê sàn văn phòng hoặc muốn cho thuê sàn văn phòng thì hãy kiểm tra rõ sức chứa bãi xe, suất xe dành cho nhân viên/khách, giờ có thể phục vụ và chi phí, đồng thời cũng phải kiểm tra quy định lounge/pantry (đặt trước, giờ cao điểm, phí phát sinh).

Những cân nhắc thực tế này sẽ giúp bạn chọn sàn văn phòng với diện tích tối ưu, vừa đủ tiện nghi vừa không lãng phí chi phí.

Trần cao, ánh sáng tự nhiên & hiệu ứng “mặt sàn rộng”

Trần cao và nhiều ánh sáng tự nhiên làm cho sàn văn phòng trông rộng hơn thực tế, điều này sẽ giúp cho nhân sự bạn có thể bố trí được nhiều chỗ ngồi thoáng, giảm được cảm giác chật chội mà không cần tăng diện tích cho thuê.

Khi cho thuê sàn văn phòng, hãy ưu tiên mặt bằng có cửa sổ lớn, hướng đón ánh sáng dịu (không chói) và trần cao sẽ mang lại cảm giác không gian mở, giúp tiết kiệm chi phí khi so sánh với một sàn thấp, cần nhiều vách ngăn.

Ngoài yếu tố thẩm mỹ, ánh sáng tự nhiên còn cải thiện tinh thần làm việc, và bạn nên kiểm tra trực tiếp vào nhiều khung giờ để đánh giá độ sáng trước khi quyết định thuê.

Vậy Việc Chọn Đúng Sàn Văn Phòng Có Quan Trọng Không?

Với các nội dung đã phân tích ở trên, thì việc chọn đúng sàn văn phòng tương tự như một quyết định mang tính chiến lược. Vì không phải cứ thuê lớn là tốt mà nó còn phải khớp với mô hình làm việc, ngân sách và lộ trình phát triển của doanh nghiệp.

Vì thế trước khi ký hợp đồng cho thuê sàn văn phòng, hãy nhớ kiểm tra kỹ diện tích thực dùng, tình trạng bàn giao, hệ số diện tích chung, tiện ích tòa nhà (phòng họp chung, pantry, bãi xe) và các điều khoản trong hợp đồng.

Tóm lại, việc bạn chọn đúng sàn văn phòng là sự đầu tư chính xác về năng suất, về trải nghiệm của nhân viên và tăng trưởng lâu dài, vì vậy hãy ưu tiên diện tích vừa đủ dùng và dễ điều chỉnh khi công ty thay đổi.

>>>Tìm hiểu thêm: Tòa Nhà Cho Thuê Mặt Bằng Kinh Doanh Quận Phú Nhuận

👉 Nếu bạn đã sẵn sàng “nâng cấp” không gian làm việc, hãy thử một ngày làm việc tại Serepok, Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí, đặt lịch tham quan and nhận báo giá ưu đãi từ chúng tôi Serepok – Thing Go Better With US!

Serepok Joint Stock Company:

Địa chỉ: 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 028 7102 0819

Website: https://serepok.com/

Những chi nhánh khác:

SEREPOK NGUYỄN ĐÌNH CHIỂU:
📍 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, TP. HCM.

SEREPOK HỒ CON RÙA:
📍 2Bis Công Trường Quốc Tế, Phường Xuân Hoà, TP. HCM.

SEREPOK HUỲNH VĂN BÁNH:
📍 84 Huỳnh Văn Bánh, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM.

SEREPOK PHAN CHU TRINH:
📍 175 Phan Chu Trinh (nối dài), Phường Bình Lợi Trung, TP. HCM.