Hot Desking Có Khác Gì So Với Chỗ Ngồi Cố Định Trong Coworking Space?

Hiện nay, khi nhiều doanh nghiệp mong muốn chuyển sang mô hình làm việc linh hoạt, khi sự tiện lợi và nhanh chóng đang là sự ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, với nhiều doanh nghiệp và freelancer khi bước vào mô hình coworking thì sẽ luôn bối rối giữa hai lựa chọn phổ biến nhất là lựa chọn: Chỗ ngồi linh hoạt (hot desking) và chỗ ngồi cố định (dedicated desk).

Về bản chất, hot desking sẽ cho phép bạn ngồi bất kỳ chỗ trống nào trong khu làm việc chung – đổi lại là tính linh hoạt cao và chi phí nhẹ. Ngược lại dedicated desk cho bạn một vị trí cố định, có thể để lại các phụ kiện của bạn.

Nhưng câu hỏi đặt ra là, giữ hai mô hình này có khác gì nhau? Loại hình nào phù hợp với nhu cầu? Bạn cần di chuyển nhiều hay tập trung sâu? Bạn muốn ưu tiên chi phí hay hiệu suất dài hạn?

Thì hãy cùng với Serepok, tìm hiểu và phân biệt rõ ràng phương án nào là tối ưu nhất dựa trên các tiêu chí thực tế như là giá, độ ổn định, quyền cá nhân hóa, tiện ích đi kèm và hiệu quả năng suất.

Hot Desking Là Gì? Chỗ Ngồi Cố Định Là Gì?

Trong không gian coworking, thì hai khái niệm xuất hiện nhiều nhất chính là hot desking và chỗ ngồi cố định (dedicated desk). Vì vậy trước khi so sánh chi phí, hiệu suất hay mức độ linh hoạt, bạn chỉ cần hiểu rõ hai “tiêu chuẩn”  này nói về khi nói về cách sử dụng chỗ ngồi và quyền cá nhân hóa trong một khu vực văn phòng chia sẻ.

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau đi thẳng vào định nghĩa ngắn gọn, nguyên tắc vận hành và bối cảnh sử dụng phổ biến để bạn định vị nhanh mình phù hợp với mô hình nào.

Hot Desking là Gì?

Hot desking là mô hình chỗ ngồi linh hoạt trong coworking: mỗi ngày bạn chọn bất kỳ vị trí trống nào trong khu làm việc chung (thường theo nguyên tắc “đến trước, ngồi trước”). Vì không phải gán chỗ cho từng người, không gian được xoay vòng linh hoạt, chi phí nhẹ hơn, phù hợp freelancer, sales, tư vấn, đội ngũ hybrid hoặc nhân sự di chuyển nhiều.

Ngoài ra, cũng tùy vào nơi có thêm quy định/tiện ích như day pass, gói tháng, đặt chỗ qua app, phone booth cho cuộc gọi, locker giữ đồ. Nhưng đổi lại, bạn khó cá nhân hóa góc làm việc và cần đến sớm để chọn chỗ ưng ý – điểm cộng lớn vẫn là có thể tự do sử dụng và tối ưu ngân sách khi bạn không cần chỗ ngồi cố định hằng ngày. 

Khái niệm chỗ ngồi cố định (Dedicated/Fixed Desk)

Chỗ ngồi cố định là một bàn làm việc được gán riêng cho bạn trong suốt thời gian thuê tại coworking. Mỗi ngày bạn trở lại đúng vị trí quen thuộc, có thể để lại màn hình, bàn phím, tài liệu, các phụ kiện khác, thậm chí có thể dùng locker để cất đồ, không phải dọn dẹp mang vác.

Nhờ vào sự ổn định này, bạn sẽ giữ được nhịp làm việc đều đặn, vào guồng nhanh và tập trung hơn cho các phiên “deep work”. Chi phí, cao hơn hot desk và mức linh hoạt giảm (vì cam kết theo tháng/quý), nhưng bù lại bạn có cảm giác sở hữu và một góc làm việc chuẩn chỉnh mỗi ngày – rất hợp với dev, designer, marketer, founder hoặc các nhóm lõi cần hiệu suất ổn định.

Điểm khác cốt lõi giữa hai mô hình

Điểm khác biệt chủ yếu ở mức độ sở hữu chỗ ngồi, độ linh hoạt và khả năng cá nhân hóa. Với hot desking, bạn chọn bất kỳ chỗ trống mỗi ngày, chi phí nhẹ và phù hợp lịch làm việc linh hoạt, đổi lại hot desking không đảm bảo chỗ vào giờ cao điểm và khó để lại thiết bị, phụ kiện.

Ngược lại, chỗ ngồi cố định bạn có ngay một bàn làm việc riêng trong suốt thời gian thuê và cũng cho phép để lại màn hình/phụ kiện, vào “deep work” nhanh và giữ hình ảnh chuyên nghiệp hơn – khiến cho chi phí cao hơn và cần cam kết dài hơn. 

Tóm lại 2 ý trên: 

• Nếu bạn ưu tiên sự linh hoạt và tối ưu ngân sách -> Hot desking
• Nếu bạn ưu tiên hiệu suất dài hạn và sự ổn định hằng ngày -> chỗ ngồi cố định (dedicated/fixed desk).

>>> Tìm hiểu thêm: Top 10 Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Quận 3 Có Chỗ Ngồi Cố Định (Dedicated Desk)

Ưu & Nhược Điểm Của Hot Desking

Trước khi quyết định chọn hot desking cho đội ngũ của bạn, bạn cần nhìn rõ bức tranh hai mặt của mô hình này: lợi thế linh hoạt, tiết kiệm và mở rộng nhanh; đồng thời những đánh đổi liên quan tới nhịp độ tập trung, quyền cá nhân hóa và trải nghiệm giờ cao điểm. 

Hãy cùng tìm qua những thông tin mà Serepok tổng hợp các ưu – nhược điểm hot desking, trong bối cảnh thực tế (quy mô team, tần suất họp/gọi, nhu cầu thiết bị, văn hóa làm việc) để bạn biết khi nào hot desking là đòn bẩy hiệu quả và khi nào nên cân nhắc phương án khác.

Ưu điểm: tối ưu chi phí, linh hoạt, tăng giao lưu

Với hot desking, doanh nghiệp sẽ cắt giảm mạnh các chi phí cố định vì không phải “giữ chỗ” cho từng người mỗi ngày; chỗ ngồi được xoay vòng hiệu quả hơn, trả phí theo nhu cầu nên ngân sách nhẹ mà vẫn đủ chỗ khi bận rộn. Mô hình hot desking cũng rất linh hoạt: dễ tăng/giảm số chỗ theo tuần hoặc theo tháng, phù hợp đội ngũ làm việc luân phiên, đi công tác nhiều hay đang thử thị trường.

Ngoài ra, hot desking khuyến khích giao lưu tự nhiên giữa các nhóm và ngành nghề khác nhau; bạn đổi chỗ, đổi “hàng xóm” mỗi ngyaf, dễ gặp đối tác tiềm năng, học hỏi quy trình hay công cụ mới, từ đó nảy ra ý tưởng và mở rộng mạng lưới.

Tóm lại, hot desking sẽ giúp bạn tối ưu chi phí, linh hoạt quy mô và tạo môi trường kết nối mở – đây là ba lợi ích lớn cho startup và SME.

Nhược điểm: thiếu “góc riêng”, rủi ro ồn & phân tán

Mặc dù mang lại nhiều ưu điểm, nhưng mô hình nào cũng đi kèm với nhược điểm. Nhược điểm lớn của hot desking là không có góc làm việc cố định: bạn sẽ khó để lại màn hình, phụ kiện hay sắp xếp bàn theo thói quen, nên mất vài phút “làm nóng” mỗi ngày. Với các chi nhánh nhỏ, thì hot desking sẽ dễ gặp cảnh hết chỗ ngồi, có thể ngồi gần lối đi hoặc khu trao đổi khiến độ ồn tăng và dễ phân tâm, đặc biệt với “loại” công việc cần “deep work” hoặc nhiều cuộc gọi.

Việc bạn thay chỗ liên tục cũng làm quy trình cá nhân (ghi chú, dây cáp, set up camera/mic) bị ngắt quãng; hồ sơ giấy nếu có phải mang theo hoặc cất locker, bất tiện hơn so với bàn riêng. Dù nhiều không gian có phone booth và quy định im lặng, hot desking vẫn mang tính “chia sẻ” cao, nên bạn phải thích nghi nhiều hơn để giữ nhịp hiệu suất ổn định.

Cách khắc phục: locker, phone booth, quy tắc sử dụng

Để hot desking chạy mượt hơn, hãy chuẩn hóa “bộ đồ nghề” và thói quen dùng chung. 

Trước hết, dùng locker cá nhân để cất màn hình phụ, chuột, bàn phím, sạc; chuẩn bị túi dây cáp và checklist set-up 2-3 phút mỗi sáng để giảm thời gian “làm nóng”. Với việc gọi điện/họp online, ưu tiên chi nhánh có phone booth: đặt lịch theo khung 15-30 phút, dùng tai nghe chống ồn và rời phone booth đúng giờ để người sau, trường hợp không có booth, hãy chuyển sang khu call zone.

Cuối cùng, về quy tắc sử dụng trong mô hình hot desking: áp dụng clean-desk (rời chỗ là gọn bàn), không “giữ chỗ” quá 15 phút giờ cao điểm, lau mặt bàn, dọn gọn chỗ ngồi, trả ghế đúng vị trí,..

Một gợi ý nhỏ, một khu vực coworking nên có số liên hệ để đặt chỗ/bản đồ chỗ ngồi theo thời gian thực, giới hạn tiếng ồn tại khu vực chung, bổ sung thêm bản chỉ dẫn, ổ cắm tiện lợi – tất cả giúp khu vực hot desking giữ được ưu điểm linh hoạt mà vẫn đảm bảo tập trung và lịch sự.

>>>Tìm hiểu thêm: Top 10 Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Quận Bình Thạnh Có Chỗ Ngồi Linh Hoạt (Hot Desking)

Khi Nào Nên Chọn Hot Desking?

Nếu bạn đang tìm một khu vực làm việc “đặt chân vào làm” nhanh, gọn và tiết kiệm, hot desking sẽ là phương án đáng cân nhắc. Thì hãy tìm hiểu qua phần này, khi đây là những bối cảnh điển hình – khi lịch làm việc linh hoạt với nhu cầu chỗ ngồi biến động theo ngày, hoặc bạn muốn thử thị trường mà không khóa chi phí dài hạn – để giúp bạn nhận ra lúc nào hot desking phát huy hiệu quả cao nhất. Đây sẽ là bước định hướng trước khi đi sâu vào tiêu chí lựa chọn cụ thể.

Team nhỏ/hybrid, di chuyển nhiều, đến văn phòng không thường xuyên

Với team 3 – 10 người làm việc hybrid, việc di chuyển gặp khách hàng thường xuyên và chỉ vào văn phòng vài ngày/tuần, hot desking là lựa chọn hợp lý. Bạn không phải trả tiền cho những chỗ ngồi bỏ trống, có thể tăng/giảm số chỗ linh hoạt theo tuần hoặc theo tháng và chỉ cần day pass khi có lịch họp đông đủ. 

Trong mô hình hot desking, thành viên đến sớm có thể chọn chỗ yên tĩnh để “deep work”, khi cần gọi điện thì đặt phone booth, tài liệu và phụ kiện gửi locker nên không phải mang vác mỗi ngày.Việc bạn đặt chỗ/đặt phòng họp thường làm qua app, giúp lịch làm việc gọn gàng hơn.

Tóm lại, nếu tần suất bạn đến văn phòng không đều và khối lượng công việc thay đổi theo lịch hẹn, hot desking giúp giữ chi phí gọn mà vẫn đảm bảo hiệu suất và trải nghiệm chuyên nghiệp.

Giai đoạn thử thị trường, ngân sách gọn 3-6 tháng

Khi đang thử thị trường và cần giữ ngân sách gọn trong 3-6 tháng, hot desking là lựa chọn rất hợp lý. Bạn không phải đầu tư nội thất hay ký hợp đồng dài, chỉ trả theo nhu cầu thực tế nên kiểm soát nên sẽ burn rate tốt hơn. Với hot desking, đội ngũ có thể xoay ca linh hoạt, dùng day pass cho những ngày họp đông đủ và bổ sung giờ phòng họp khi cần gặp khách.

Mô hình này cũng cho phép tăng/giảm chỗ nhanh theo tuần, phù hợp nhịp làm việc biến động giai đoạn pilot. Sau khi có tín hiệu tốt, bạn có thể nâng lên dedicated desk hoặc private office trong cùng không gian mà không gián đoạn vận hành.

Ngắn gọn lại hot desking sẽ giúp bạn “vào việc ngay”, thử nghiệm nhanh, và chỉ chi đúng mức cần thiết.

Công việc thiên về họp nhanh, làm việc ngắn hạn tại chỗ

Nếu đặc thù công việc của bạn là gặp khách nhanh, làm việc ngắn vài giờ rồi lại di chuyển, thì hot desking cho bạn đúng thứ cần: vào là ngồi, xong việc là đi, không phải giữ chỗ dài ngày. Bạn có thể đặt phòng họp theo giờ cho các buổi pitching/brief nội bộ, dùng phone booth khi cần gọi nhanh, và tận dụng day pass hoặc credits để tối ưu chi phí từng tuần.

Nhờ linh hoạt check-in/check-out và không bị ràng buộc cố định, hot desking giữ lịch trình gọn, tiết kiệm thời gian lẫn ngân sách mà vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong không gian coworking. Với các team dịch vụ, sales, tư vấn hay triển khai dự án ngắn hạn, hot desking gần như là sự lựa chọn hàng đầu cho các team – cá nhân để chạy việc mượt và không lãng phí chỗ trống.

Chi Phí & Chính Sách Hợp Lý

Với hot desking, bài toán không chỉ là giá/tháng mà là tổng chi phí thực tế và các điều khoản đi kèm. Nhưng những điều khoản đi kèm là gì và các chính sách nào là phù hợp với doanh nghiệp bạn. Vì vậy ở phần này, hãy cùng Serepok tìm hiểu và điểm qua những hạng mục có thể tác động lớn đến ngân sách và trải nghiệm sử dụng hot desking – từ cấu trúc giá đến chính sách đặt chỗ, hủy/đổi, cọc – hoàn cọc và dịch vụ cộng thêm. Hãy tìm hiểu nào!

Công thức TCO 12 tháng & các phụ phí phổ biến

Một gợi ý nhỏ từ Serepok là bạn có tính tổng chi phí thực tế theo tháng rồi nhân với thời gian bạn dự kiến dùng hot desking. Ghi lại các khoản cơ bản: phí hot desking/tháng, đối với phòng họp/phone booth dùng thêm, gửi xe, locker, in ấn, OT/ điều hòa ngoài giờ, VAT và tiền cọc.

Tùy theo tòa nhà mà bạn thuê, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá chi tiết từng sản phẩm, kèm chính sách đổi/hủy, gia hạn và trượt giá. Khi so sánh, hãy giữ cùng điều kiện: cùng số chỗ, cùng số giờ họp, khung giờ sử dụng giống nhau để dễ so sánh hơn – Bạn có thể tham khảo các kiến thức trên đây để thuê hot desking phù hợp hơn nhé.

Chính sách đặt/hủy chỗ, giờ cao điểm, bãi xe

Khi bạn dùng hot desking, hãy nhớ kiểm tra rõ các chính sách như là dặt/hủy chỗ: có app đặt trước không, thời gian miễn phí đổi/hủy (thường 6-24 giờ), phí no-show và thời gian giữ chỗ nếu đến trễ.

Với giờ cao điểm, hãy hỏi khu vực ưu tiên (focus zone, call zone), giới hạn thời gian ngồi liên tục và quy tắc dùng phone booth để tránh ồn. Về bãi xe, hãy yêu cầu báo giá theo tháng/giờ, số suất mặc định cho công ty, bãi liên kết khi hết chỗ, khung giờ nhận xe và phụ phí qua đêm.

Quy định sử dụng phòng họp, in ấn, ngoài giờ

Khi dùng hot desking, bạn hãy rõ quy định phòng họp: cách đặt qua app/quầy, khung đặt theo giờ hay nửa giờ, số credits tặng mỗi tháng, phí quá giờ, thời hạn đổi/hủy miễn phí (thường 6-24 giờ) và thời gian để vệ sinh reset thiết bị giữa các lịch. 

Với in ấn, kiểm tra giá trắng – màu, khổ giấy, hạn mức miễn phí, cách tính trang in 2 mặt và phí scan; tốt nhất xin một bảng giá đơn giản để đội ngũ có thể ước lượng.

Phần ngoài giờ (OT) cần rõ là có mở cửa 24/7 không, phí máy lạnh OT, quy trình đăng ký ra vào buổi tối – cuối tuần, bảo vệ – thang máy – bãi xe có phụ phí qua đêm hay không.

Và cuối cùng, hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi bản chính sách gọn kèm hóa đơn mẫu (VAT) để bạn có thể theo dõi phát sinh, như vậy việc bạn trải nghiệm hot desking sẽ mượt, không lo phí ẩn.

>>>Tìm hiểu thêm: Top 10 Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Quận Phú Nhuận Đáng Chú Ý Năm 2025

Vậy Bạn Có Nên Chọn Hot Desking thay Vì Dedicated Desk?

Với nhu cầu, cần vào làm việc ngay, ngân sách vẫn phải gọn và tần suất đến văn phòng không cố định. Còn nếu nhu cầu của bạn là ưu tiên tập trung sâu và “góc riêng” thì chỗ ngồi cố định sẽ hợp hơn.

Bạn hãy nhìn vào quy mô team, lịch họp/gọi, mức độ di chuyển và khả năng tăng/giảm chỗ theo tháng. Nếu bạn gặp nhiều khó khăn trong việc lựa chọn thì hãy liên lạc với đội ngũ của Serepok, chúng tôi sẽ đề xuất cấu hình hot desking phù hợp nhất cho bạn.

👉 Nếu bạn đã sẵn sàng “nâng cấp” không gian làm việc, hãy thử một ngày làm việc tại Serepok, Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí, đặt lịch tham quan and nhận báo giá ưu đãi từ chúng tôi Serepok – Thing Go Better With US!

Serepok Joint Stock Company:

Địa chỉ: 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 028 7102 0819

Website: https://serepok.com/

Những chi nhánh khác:

SEREPOK NGUYỄN ĐÌNH CHIỂU:
📍 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, TP. HCM.

SEREPOK HỒ CON RÙA:
📍 2Bis Công Trường Quốc Tế, Phường Xuân Hoà, TP. HCM.

SEREPOK HUỲNH VĂN BÁNH:
📍 84 Huỳnh Văn Bánh, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM.

SEREPOK PHAN CHU TRINH:
📍 175 Phan Chu Trinh (nối dài), Phường Bình Lợi Trung, TP. HCM.