Văn Phòng Truyền Thống Có Còn Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Trong Thời Đại Coworking Space Không?

Khi làm việc linh hoạt, hybrid và coworking bùng nổ, nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi: văn phòng truyền thống còn là sự lựa chọn hàng đầu không? Khi các áp lực như là tối ưu chi phí, tuyển dụng đa địa điểm và tốc độ mở rộng khiến mô hình linh hoạt trở thành xu hướng, nhưng bỏ qua những bất cập đó văn phòng truyền thống vẫn mang lại sự ổn định, quyền kiểm soát không gian và dấu ấn thương hiệu riêng.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, quyết định giữa hai việc chuyển đổi không chỉ đơn giản là bài toán giá thuê mà còn liên quan đến văn hóa, bảo mật và trải nghiệm nhân viên. Vì thế bài viết này sẽ giúp bạn đánh giá lại văn phòng truyền thống trước làn sóng coworking – vì bạn phải hiểu được rằng khi nào nên duy trì, khi nên kết hợp hai mô hình và khi nào nên thay đổi toàn diện.

Định Nghĩa Nhanh – Hai Mô Hình Khác Nhau Thế Nào? 

Trước khi chúng ta so sánh chi phí hay hiệu suất mà hai mô hình này mang lại, các lựa chọn phổ biến: văn phòng truyền thống và không gian linh hoạt (coworking/serviced office). Hiểu được những khó khăn này, Serepok sẽ giúp bạn hiểu rõ đâu là ranh giới cơ bản giữa cách bố trí, cam kết hợp động và trải nghiệm vận hành, để bạn thấy được rằng khi nào văn phòng truyền thống phát huy lợi thế và khi nào mô hình coworking phù hợp hơn.

Văn phòng truyền thống là gì?

Văn phòng truyền thống là không gian làm việc cho doanh nghiệp thuê một tầng hoặc một khu vực riêng trong tòa nhà. Doanh nghiệp đó sẽ ký hợp đồng trung – dài hạn với chủ tòa nhà, và phải tự thiết kế – lắp đặt – vận hành theo tiêu chuẩn của riêng mình. Ngoài ra với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp sẽ được toàn quyền bố trí mặt bằng, gắn nhận diện thương hiệu, kiểm soát ra vào, bảo mật dữ liệu, sắp xếp phòng họp/khu tiếp khách và quy định nội bộ.

Mô hình này thường khiến chi phí phát sinh ban đầu lớn (nội thất, máy lạnh, mạng, PCCC), chi phí vận hành định kỳ (điện, nước, vệ sinh, bảo trì) và phải đòi hỏi đội ngũ/đối tác quản lý tòa nhà phối hợp chặt chẽ. Văn phòng truyền thống phù hợp với các đội ngũ ổn định, cần không gian riêng tư, yêu cầu tuân thủ cao (bảo mật, kiểm toán, lưu trữ hồ sơ) hoặc cần hạ tầng thiết bị đặc thù.

Nhưng điểm mạnh của văn phòng truyền thống là sự ổn định và kiểm soát tuyệt đối, đổi lại mức linh hoạt và tốc độ “làm việc ngay” thấp hơn mô hình linh hoạt. Thêm vào đó, sự ổn định của việc đi lại của nhân viên sẽ dễ dàng khi không phải chuyển nhiều địa điểm khác nhau.

Coworking Space là gì?

Coworking space là không gian làm việc linh hoạt với nhiều loại mô hình khác nhau, đa phần sẽ được trang bị sẵn bàn ghế, internet, phòng họp, khu vực gọi điện, pantry,…Khách hàng có thể thuê theo chỗ ngồi ngồi hoặc phòng riêng tùy theo nhu cầu với loại hợp đồng từ ngắn đến dài hạn. 

Doanh nghiệp thuê chỉ việc “xách laptop tới làm” không phải đầu tư ban đầu hay tự vận hành. Nhưng khác với văn phòng truyền thống là bạn phải ký dài hạn và tự làm hạ tầng, coworking space cho phép tăng/giảm quy mô nhanh, trả phí theo nhu cầu thực tế và tận dụng cộng đồng doanh nghiệp có sẵn để kết nối, tuyển dụng, tìm đối tác. Thì đây là mô hình phù hợp với đội ngũ linh hoạt, startup, nhóm dự án hoặc các công ty cần điểm hiện diện tại các khu vực khác nhau.

Khác biệt cốt lõi

Sau khi chúng ta đã hiểu những điểm cơ bản của hai mô hình “văn phòng truyền thống” và “coworking space”, thì điểm khác biệt duy nhất và lớn nhất là sự kiểm soát – cam kết – tốc độ triển khai. 

Với văn phòng truyền thống, thì doanh nghiệp sẽ được toàn quyền thiết kế, gắn nhận diện, kiểm soát việc ra vào và có một quy trình bảo mật tuyệt đối. Nhưng bạn phải thuê một hợp đồng dài hạn, chi phí đầu tư ban đầu lớn (hạ tầng – PCCC – hệ thống điện, mạng).

Còn với mô hình coworking sẽ ưu tiên yếu tố “vào làm ngay” với hạ tầng có sẵn, hợp đồng ngắn hạn, trả phí theo nhu cầu, dễ mở rộng/thu hẹp, thêm việc có cộng đồng và dịch vụ trọn gói (lễ tân, phòng họp, tiện ích). Nhưng giống với văn phòng truyền thống, là mỗi mô hình có các điểm yếu khác nhau, với coworking thì đó là sử dụng môi trường chung (khu vực ăn uống chung, bàn ghế của tòa nhà, hệ thống mạng chung và không có sự nhận diện thương hiệu riêng).

Tóm lại, cả hai mô hình đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Bạn chỉ cần tìm hiểu đâu là mô hình mà doanh nghiệp bạn cần để thuê văn phòng đúng với nhu cầu nhất.

>>>Tìm hiểu thêm: Tòa Nhà Cho Thuê Có Văn Phòng Truyền Thống Và Coworking

So Sánh Nhanh Theo 6 Tiêu Chí Cốt Lõi

Để chọn giữa hai mô hình coworking và văn phòng truyền thống, cách hiệu quả nhất là tìm hiểu và đặt hai mô hình lên cùng một “bảng đo” gồm 6 tiêu chí sau đây: chi phí (đầu vào & vận hành), linh hoạt hợp đồng & mở rộng, hình ảnh & trải nghiệm khách hàng.

Dưới đây hãy cùng với Serepok tìm hiểu qua bức tranh tổng quan, với đầy đủ nội dung súc tích, đủ để để doanh nghiệp bạn đưa ra quyết định phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng, thay vì chỉ nhìn đơn giá.

Chi phí khi thuê 2 mô hình

Xét về chi phí, thì văn phòng truyền thống thường phát sinh chi phí ban đầu lớn (thiết kế – nội thất – máy lạnh – mạng – PCCC) kèm tiền cọc dài hơn và các khoản chi phí định kỳ như điện, nước, vệ sinh, bảo trì, phí dịch vụ tòa nhà, bãi xe. Ngược lại, coworking/serviced office chuyển phần lớn chi phí sang mô hình “trọn gói” theo chỗ hoặc phòng riêng: vào làm ngay, cọc ngắn, dễ mở rộng – thu hẹp theo tháng.

Tuy nhiên, văn phòng truyền thống có lợi thế đơn giá/m2 thấp hơn nếu công suất sử dụng cao và thời hạn thuê đủ dài, trong khi mô hình coworking lại linh hoạt hơn nhưng tổng phí mỗi chỗ có thể cao – nếu team ngồi kín hằng ngày.

Khi nhu cầu ổn định, văn phòng truyền thống tối ưu chi phí dài hạn hơn, khi nhu cầu biến động, mô hình coworking giúp kiểm soát dòng tiền và giảm rủi ro cam kết.

Linh hoạt hợp đồng & mở rộng

Về mức linh hoạt, coworking/serviced office cho phép ký ngắn hạn theo tháng/quý, tăng – giảm chỗ nhanh, thêm phòng họp/phone booth theo nhu cầu – rất hợp giai đoạn thử thị trường hoặc đội ngũ hybrid. Ngược lại, văn phòng truyền thống thường yêu cầu hợp đồng dài hạn hơn, tiền cọc cao và thời gian fit-out; bù lại, bạn có quyền kiểm soát mặt bằng và có thể mở rộng theo điều khoản ưu tiên diện tích nếu tòa nhà trống.

Khi đàm phán với Leasing dự án, bạn nên tìm hiểu về việc break clause rõ ràng, SLA vận hành và lộ trình nâng/giảm diện tích để quá trình mở rộng không gián đoạn.

Hình ảnh & trải nghiệm khách hàng

Ấn tượng thương hiệu thường bắt đầu từ sảnh, bảng tên, quy trình đón tiếp đến chất lượng phòng họp và mức độ riêng tư. Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp kiểm soát trọn “hành trình khách”: nhận diện thương hiệu đồng bộ, lễ tân theo kịch bản riêng, không gian tiếp khách yên tĩnh, bảo mật tốt – tất cả tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin khi ký kết.

Coworking lại “ghi điểm” ở dịch vụ chuyên nghiệp đi kèm (check-in gọn, cà phê, tiện ích chung), linh hoạt đặt phòng họp theo giờ và bầu không khí năng động; tuy nhiên sẽ dễ “pha loãng” nếu mục tiêu doanh nghiệp bạn cần trải nghiệm đóng dấu thương hiệu mạnh.

Một lời khuyên từ Serepok: nếu bạn muốn hay đón tiếp các khách hàng VIP, tổ chức các buổi thuyết trình chiến lược nên ưu tiên văn phòng truyền thống; còn nếu mục tiêu của bạn là gặp gỡ nhanh chóng – tổ chức các buổi demo thử nghiệm thì có thể dùng không gian linh hoạt – hoặc cũng có thể kết hợp cả hai để vừa giữ hình ảnh, vừa tối ưu chi phí.

>>>Tìm hiểu thêm: Top 10 Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Quận Phú Nhuận Có Coworking & Văn Phòng Truyền Thống.

Khi Nào Nên Chọn Văn Phòng Truyền Thống

Khi ưu tiên kiểm soát không gian, thì việc bảo mật và tạo dấu ấn thương hiệu nhất quán, thì văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn đáng cân nhắc. Mô hình này sẽ phù hợp với bối cảnh vận hành ổn định, yêu cầu tuân thủ cao và cần việc tiếp khách chuyên nghiệp. Vì vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu những yếu tố điển hình để bạn biết được lúc nào văn phòng truyền thống phát huy được lợi thế rõ rệt khi so với các mô hình linh hoạt.

Yêu cầu bảo mật & hạ tầng riêng

Khi doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm (tài chính, y tế, pháp lý, công nghệ) hoặc khi phải tuân thủ các quy định khắt khe, thì việc lựa chọn văn phòng truyền thống sẽ là lựa chọn an toàn vì nó sẽ cho phép bạn tự thiết kế hạ tầng riêng của mình. Mạng nội bộ sẽ tách biệt riêng, tường lửa và máy chủ nội bộ, kiểm soát ra vào nhiều lớp (thẻ từ, vân tay), camera và nhật ký truy cập, phòng họp cách âm,… 

Nhờ vào được quyền kiểm soát toàn diện, văn phòng truyền thống giúp chuẩn hóa quy trình bảo mật theo tiêu chuẩn nội bộ, dễ tiếp các khách hàng VIP và hạn chế được rủi ro rò rỉ thông tin.

Nếu công việc của doanh nghiệp bạn đòi hỏi hạ tầng chuyên biệt và riêng tư tuyệt đối, thì văn phòng truyền thống sẽ ổn định và đáng tin cậy hơn.

Tài sản vật lý & văn hóa cố định

Ngoài ra, nếu công việc của doanh nghiệp bạn thường gắn liền với tài sản vật lý (máy móc chuyên dụng, thiết bị quay dựng, hồ sơ lưu trữ,…) và cần bố cục ổn định để vận hành hằng ngày, thì văn phòng truyền thống là lựa chọn phù hợp nhất.

Ở góc độ văn hóa, thì văn phòng truyền thống sẽ giúp duy trì được “bản sắc” doanh nghiệp qua không gian mang đậm nhận diện: sảnh, bảng tên, khu trưng bày sản phẩm, tủ cúp, thư viện tài liệu, pantry theo nghi thức nội bộ. Sự cố định về chỗ ngồi, cụm team và lộ trình di chuyển trong ngày hỗ trợ onboarding, kèm cặp, trao đổi nhanh quanh bàn – tạo nhịp làm việc đều đặn, gắn kết và cảm giác chuyên nghiệp mà mô hình linh hoạt khó tái hiện ở mức độ sâu.

Khách hàng đòi hỏi sự hiện diện ổn định

Với nhóm khách hàng coi trọng sự nhất quán khi giao dịch – như ngân hàng, cơ quan quản lý, doanh nghiệp mua sắm tập trung hoặc đối tác quốc tế – thì văn phòng truyền thống sẽ giúp bạn tạo cảm giác tin cậy nhờ vào địa chỉ cố định, giờ hoạt động cố định, quy trình tiếp đón thống nhất.

Bạn có thể kiểm soát bảng tên, phòng họp riêng và tiêu chuẩn bảo mật, từ đó đảm bảo mỗi khách hàng đều có trải nghiệm chuyên nghiệp: từ việc đón tiếp, không gian yên tĩnh, hồ sơ sẵn sàng,… Chính vì sự ổn định về không gian và con người giúp văn phòng truyền thống nâng tỷ lệ ký kết, hỗ trợ kiểm toán/đánh giá nhà cung cấp, và giữ “điểm chạm” thương hiệu nhất quán trong suốt vòng đời hợp đồng.

Ảnh Hưởng Đến Con Người & Năng Suất

Một không gian làm việc tốt sẽ quyết định nhịp tập trung, sự gắn kết và tinh thần làm việc mỗi ngày. Dù chọn coworking hay văn phòng truyền thống, các yếu tố như bố cục, ánh sáng, tiếng ồn, công thái học, phòng họp/phone booth và thời gian di chuyển đều tác động trực tiếp tới hiệu suất và sức khỏe đội ngũ.

Hãy cùng tìm hiểu việc “lấy con người làm trung tâm” để bạn có thể đo lường đúng ảnh hưởng của không gian lên năng suất, từ đó có thể chọn mô hình phù hợp cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Tập trung sâu & cộng tác nhanh

Khi muốn “đào sâu” vào công việc, thì đội ngũ sẽ cần một không gian ổn định, ít nhiễu và thói quen phải lặp lại mỗi ngày – điều mà văn phòng truyền thống làm rất tốt. Khi bàn ghế cố định, quy tắc rõ ràng, phòng họp kín khi cần trao đổi nhạy cảm. Ngược lại, khi ưu tiên tốc độ trao đổi, thử ý tưởng nhanh, không gian mở cửa coworking lại tạo nhiều va chạm tự nhiên.

Vì vậy nếu bạn muốn đảm bảo “deep work” và nghi thức tiếp khách chỉn chu, song song khai thác khu linh hoạt (phone booth, lounge, phòng họp theo giờ) cho cộng tác nhanh.

Ngược lại, với team hybrid, mô hình lai giúp đặt trọng tâm đúng chỗ: việc đòi hỏi tập trung xử lý ở văn phòng truyền thống, việc brainstorm – họp ngắn chuyển sang không gian linh hoạt để giữ nhịp sáng tạo mà không đánh rơi hiệu suất.

Onboarding & gắn kết đội ngũ

Quá trình onboarding hiệu quả cần nhịp điệu ổn định, lộ trình rõ ràng và không gian đủ tiện nghi để giúp người mới nhanh hòa nhập. Đặc điểm này, văn phòng truyền thống tạo ra lợi thế chỗ ngồi tự nhiên. Những đầu ngày – check-in, cafe chung, những việc đơn giản này được thực hiện trong cùng môi trường sẽ giúp văn hóa thấm nhanh hơn so với không gian thay đổi liên tục.

Khi doanh nghiệp đã bắt đầu hoạt động, cảm giác thuộc về một tập thể và trách nhiệm với kết quả chung tăng cao, kéo theo mức độ gắn kết và giữ chân nhân sự. Mô hình kết hợp vẫn khả thi với các trường hợp sau: dùng mô hình văn phòng truyền thống làm “trục” cho việc onboarding, đào tạo và ritual hằng tuần; phần còn lại tận dụng khu linh hoạt để đổi gió, sáng tạo và gặp gỡ đối tác.

Công thái học & tiện ích

Hiệu suất bền vững bắt đầu từ công thái học đúng chuẩn: ghế tựa lưng tốt, bàn cao vừa tầm, tay vịn – màn hình – bàn phím ở vị trí thoải mái để giảm nhức mỏi sau nhiều giờ làm việc. 

Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể chủ động chọn ghế công thái học, bàn làm việc, ánh sáng và cách âm trong khu vực. Mặt khác, tiện ích cũng sẽ quyết định nhịp làm việc: phòng họp kín và phone booth cho các cuộc gọi, pantry sạch sẽ để nạp năng lượng, tủ locker giữ đồ, bãi xe thuận tiện, Wifi mạnh và điện dự phòng/

Khi những yếu tố xuất hiện đầy đủ trong mô hình văn phòng truyền thống, thì trải nghiệm hằng ngày sẽ mượt mà hơn, giúp giảm gián đoạn và giúp đội ngũ duy trì phong độ. Nếu bạn muốn linh hoạt, bạn vẫn có thể kết hợp các khu mở cho trao đổi nhanh nhưng giữ được “xương sống” là văn phòng truyền thống để đảm bảo sức khỏe và năng suất dài hạn.

Vậy Bạn Nên Thuê Văn Phòng Truyền Thống Ở Thời Điểm Hiện Nay?

Với những kiến thức ở trên, thì trong thời đại linh hoạt – văn phòng truyền thống không “lỗi thời”. Khi doanh nghiệp cần kiểm soát không gian, bảo mật cao, hạ tầng riêng và trải nghiệm tiếp khách mang bản sắc, văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn an toàn và bền vững. Ngược lại, khi bạn ưu tiên tốc độ triển khai, ngân sách gọn và quy mô biến động, thì coworking sẽ cho bạn hiệu quả vượt trội. Việc chọn đúng mô hình không phải để chạy theo xu hướng, mà để doanh nghiệp bạn phục vụ chiến lược – đúng giai đoạn, đúng nhu cầu và đúng chi phí.

👉 Nếu bạn đã sẵn sàng “nâng cấp” không gian làm việc, hãy thử một ngày làm việc tại Serepok, Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí, đặt lịch tham quan and nhận báo giá ưu đãi từ chúng tôi Serepok – Thing Go Better With US!

Serepok Joint Stock Company:

Địa chỉ: 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 028 7102 0819

Website: https://serepok.com/

Những chi nhánh khác:

SEREPOK NGUYỄN ĐÌNH CHIỂU:
📍 56 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định, TP. HCM.

SEREPOK HỒ CON RÙA:
📍 2Bis Công Trường Quốc Tế, Phường Xuân Hoà, TP. HCM.

SEREPOK HUỲNH VĂN BÁNH:
📍 84 Huỳnh Văn Bánh, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM.

SEREPOK PHAN CHU TRINH:
📍 175 Phan Chu Trinh (nối dài), Phường Bình Lợi Trung, TP. HCM.